Klantverhaal
“Het SubsidieVolgSysteem bevat alles wat wij zoeken”
Susanna Kimah - Administrateur Inkomende Subsidies Gemeente Delft
Subsidies binnenhalen en verantwoorden, gemeentes in Nederland hebben er frequent mee te maken. Zo ook de gemeente Delft. Tot 2017 hield in het Delftse gemeentehuis iedere afdeling zich afzonderlijk met deze materie bezig. In 2017 werd echter het SubsidieServicePunt (SSP) geïntroduceerd, een afdeling die dankzij een gecentraliseerd systeem alle subsidiegerelateerde kwesties op een efficiënte wijze kan behandelen. Een van de medewerkers van dat SSP is Susanna Kimah. Zij volgde ter voorbereiding hiervoor een scholing.
Tijdens haar opleiding hoorde Kimah van het SubsidieVolgSysteem (SVS). “Dat had eigenlijk alles wat we zochten. Bij het SSP monitoren en registreren we inkomende subsidies. Dat gebeurde eerst in Excel, per afdeling, maar dat was te omslachtig, liep niet goed. Het SVS is wat dat betreft een veel beter alternatief. Het biedt overzicht en veel meer inzicht in de diverse subsidies. Die vragen we overigens niet alleen voor onszelf aan, maar eveneens voor instellingen en dergelijke binnen onze gemeente.” Het SVS, legt ze uit, geeft realtime inzicht in het subsidietraject, geeft informatie over resultaten en maakt de verantwoording inzichtelijk.
Het SVS is wat dat betreft een veel beter alternatief.
Het biedt overzicht en veel meer inzicht in de diverse subsidies.”
Susanna Kimah maakt vervolgens duidelijk het SVS volledig is afgestemd op de wensen van de gemeente Delft. Dat verliep op een bijzonder adequate en soepele manier, geeft ze aan. “Zeker in de beginfase was er veel contact, zowel via mail als telefonisch. Op onze vragen en opmerkingen werd meteen gereageerd waardoor het systeem al snel volledig aansloot bij wat we voor ogen hadden. Een goed voorbeeld is het verwerken van documenten. Die zijn bij ons vaak behoorlijk omvangrijk. Daar is het SVS aan aangepast.”
Inmiddels, zegt ze, heeft er een tweede upgrade van het SVS plaatsgevonden en werkt men in Delft met het SVS 3.0. “Wij zijn samen met de gemeente Eindhoven nauw betrokken geweest bij die upgrade. We hebben aanbevelingen gedaan die in de nieuwe versie zijn verwerkt. Nadat de vernieuwde versie was afgerond hebben we het getest en daarna bij ons in Delft geactiveerd. Door zich goed te verdiepen in wat er zoal bij ons speelt heeft SusbsidieVolgSysteem.nl het systeem nog efficiënter en klantvriendelijker weten te maken.”
“Inkomende geldstromen beheren met Excel, dat ging niet meer”
Ine Cuijten - Gemeente Eindhoven
Tot enkele jaren geleden verliep het beheer van de inkomende geldstromen, waaronder subsidies, op de afdeling financiën van de gemeente Eindhoven via Excel. Toen echter de vorige coördinator inkomende geldstromen met pensioen ging, gaf zijn opvolger Ine Cuijten aan dat er naar een andere methodiek moest worden uitgekeken. “De omvang van de geldstromen neemt toe en om alles overzichtelijk en efficiënt te laten verlopen, was er een nieuw systeem nodig.”
De gemeente kwam vervolgens, eind 2014, uit bij het SubsidieVolgSysteem (SVS). Met het SVS krijgen klanten een goed inzicht in hun inkomende geldstromen. Het systeem is maatwerk, afgestemd op de klant. Cuijten: “Het bleek voor ons een uitstekende oplossing. Nadat we besloten hadden op het SVS over te stappen, hebben we een tijd frequent contact gehad, vanwege het implementeren van het systeem en het invoeren van alle gegevens. Dat is bijzonder soepel en effectief verlopen. We konden er vrij vlug zelfstandig mee aan de slag gaan.”
We konden er vrij vlug zelfstandig mee aan de slag gaan.”
Doordat het SVS maatwerk biedt, geeft Cuijten aan, kon het volledig op de wensen van de gemeente Eindhoven worden afgestemd. In hoeverre was dat een verbetering ten opzichte van de werkwijze in Excel? “Dat is voor mij moeilijk aan te geven omdat ik niet in Excel heb gewerkt. Ik denk dat het overzichtelijker is – wel zo prettig met de toename van het aantal geldstromen. Het SVS geeft ons in ieder geval de mogelijkheid alles goed te beheren en coördineren.” Ze legt uit dat het contact na de implementatie minder is geworden. “Wij nemen contact op als we bepaalde aanvullende wensen hebben, zij om na te gaan of alles naar tevredenheid verloopt. Dat gebeurt enkele keren per jaar.”
Zo’n contactmoment was er onder meer medio 2018 toen de gemeente Eindhoven besloot over te stappen naar de opvolger van het SVS, SVS Next Level. “Toen is iemand van SusbidieVolgSysteem.nl hier geweest om ons met de nieuwe versie vertrouwd te maken. Dankzij de goede uitleg hadden we daar niet veel tijd voor nodig”, maakt Cuijten duidelijk. Wat is de meerwaarde van die nieuwe versie voor haar? “Het dashboard is verbeterd waardoor je gemakkelijker kunt switchen tussen pagina’s. Er is naar de veiligheid gekeken en de efficiëntie en gebruikersvriendelijkheid zijn verbeterd. Dus ja, ook over de nieuwe versie zijn we zeer te spreken.”
“Het SubsidieVolgSysteem heeft ons naar een fors hoger niveau gebracht”
Ronald Bosua - Gemeente Dordrecht
Ronald Bosua maakte medio 2019 een switch van Projectcontroller naar Subsidiecoördinator voor inkomende subsidies bij de gemeente Dordrecht. Zijn eerste taak in deze nieuwe rol: het professionaliseren van de subsidietrajecten. Al vlug kwam hij uit bij het SubsidieVolgSysteem (SVS). “Toen ik bij de gemeente Dordrecht begon, zijn we meteen in gesprek gegaan over het versterken van aanvragen en het beter beheren van subsidies. Als eerste oplossing kwam Excel uit de bus, om grip te krijgen op de lopende subsidieprojecten. Daar zijn we ook mee gestart.”
Dat bleek, zo geeft Ronald aan, niet de beste keuze te zijn. “Excel vraagt veel tijd, iemand moet dagelijks de sheets bekijken en bijhouden. Mijn vraag was toen: is er niet iets slimmers?” Onder meer door te googelen en contacten met collega’s bij andere gemeenten kwam hij uit bij het SVS. “Ik sprak iemand van de gemeente Heerlen en daarna een medewerker van de gemeente Delft. Zij waren zeer te spreken over het SVS. Vervolgens ben ik er dieper ingedoken en tot de conclusie gekomen dat het SVS eigenlijk de enige juiste keuze is, een slim systeem dat echt meerwaarde heeft. En waarvan in 2019 een verbeterde versie is verschenen.”
een slim systeem dat echt meerwaarde heeft.”
Dus legde Ronald contact met SubsidieVolgSysteem.nl waar hij in gesprek kwam met Annelies Swarts. Dat verliep, zegt hij, heel voortvarend en al snel kon Ronald via een online-demo op 19 november kennis maken met het SVS. “Na deze demo was ik nog meer overtuigd van de kwaliteiten van het systeem. Geen geknutsel meer in Excel, maar een systeem dat ondersteuning biedt, helpt bij het bewaken en beheren van deadlines en bepaalde stappen automatisch uitvoert.”
Met zijn verhaal en de demo stapte Ronald naar de projectleiders. Die reageerden ook meteen enthousiast. “Daarna ben ik naar onze ICT-afdeling gegaan met de vraag wat zoal nodig was om het SVS te implementeren. Omdat het een webapplicatie is en we snel wilden doorpakken hebben we gekozen voor een efficiënte benadering. Ik wist dat het systeem al bij diverse gemeenten wordt gebruikt en dat die het voorbereidende traject al hadden doorlopen. De kennis dat het voldoet aan de functionele eisen en wensen bij andere gemeenten hebben we gebruikt om snel de knoop door te hakken en ermee aan de slag te gaan.”
maar een systeem dat ondersteuning biedt,
helpt bij het bewaken en beheren van deadlines en
bepaalde stappen automatisch uitvoert.”
Wat ook gebeurde. Ronald zocht opnieuw contact met SubsidieVolgSysteem.nl met vragen over veiligheid, performance en bedrijfszekerheid. Zoals verwacht, merkt hij op, werden die vragen naar volle tevredenheid beantwoord. “Vervolgens is Annelies naar Dordrecht gekomen om het SVS te implementeren. Dat ging heel snel. Zoals de communicatie steeds snel en efficiënt verloopt. Zaken zijn bij wijze van spreken met één telefoontje of mailtje geregeld.” Dat leidde er volgens Ronald ook toe dat binnen een maand na de eerste concrete contacten het SVS operationeel was.
is een echt hulpmiddel dat ons enorm ontzorgt.”
Op 16 december werd de eerste subsidiebeschikking ingevoerd, inmiddels zitten er al 41 projecten in het systeem. Tot tevredenheid van Ronald en zijn collega’s. “Het SVS voldoet aan alle verwachtingen, is een echt hulpmiddel dat ons enorm ontzorgt. We hebben veel meer controle over de subsidietrajecten en ik kan dan ook zonder meer stellen dat het SubsidieVolgSysteem ons naar een fors hoger niveau heeft gebracht.”